Hvordan drifte nabolagshus? 

Steg 1: Kartlegg behov og ambisjonsnivå

Definer hva slags drift huset trenger for å fungere daglig – og hvor mye aktivitet dere ønsker.

• Lag oversikt over åpningstider, målgrupper, aktiviteter og antatt bruk

• Still spørsmål: Hvor ofte må noen være til stede? Hvem skal ta kontakt med brukere? Hvor mange arrangementer skal huset romme?

📎 Verktøy: Mal for bemanningsplan

Steg 2: Fordel ansvar og oppgaver

Tydeliggjør hvem som har ansvar for hva – og hvordan oppgaver løses i praksis.

• Bruk rolleavklaring for å fordele oppgaver: es?booking, renhold, vedlikehold, vertskap, økonomi

• Vurder: Hvilke oppgaver kan løses av frivillige, leietakere eller samarbeidspartnere?

📎 Verktøy: Mal for rolleavklaring

Steg 3: Etabler gode rutiner og systemer

Sett opp enkle systemer for booking, lås, nøkkelrutiner, fakturering, intern kommunikasjon og vedlikehold.

• Velg lavterskel-løsninger som passer deres kapasitet

• Bruk f.eks. Google Kalender for booking, Unloc for lås, eller felles Slack-gruppe for kommunikasjon (se ressurser under)

Steg 4: Lag avtaler og rammer for bruk

Utform avtaler med leietakere, samarbeidspartnere og brukere.

• Differensier mellom faste leietakere, aktivitetspartnere og engangsutleie

• Lag tydelige avtaler for ansvar, pris, nøkkelrutiner og vertskap

Steg 5: Evaluer og juster

Sørg for løpende justeringer av driften i takt med bruken og ressursene.

• Lag enkle rutiner for tilbakemelding fra brukere og samarbeidspartnere

• Evaluer jevnlig: fungerer systemene? Er det nok kapasitet? Hvor går pengene?

📎 Verktøy: se kapittel “Virker det?”

📎 Tips: Bruk bemanningsplan og budsjettverktøy for å vurdere ressursbehov

Petersborghuset har valgt en omfattende og koordinert driftsmodell. Huset har mange brukere og høy aktivitet, noe som krever både system og kapasitet:

• 6 ansatte fra Kirkens Bymisjon (koordinering, drift, kommunikasjon)

• 40 ungdommer i deltidsjobb

• Frivillige som bidrar til arrangementer og aktivitet

• Brukervennlige rutiner for utleie og dialog med nabolaget

• Eierskap: Ferd står for vedlikehold og vaktmestertjenester

Dette gjør at huset kan være åpent, fleksibelt og relevant for mange – hele uken.

Eksempler på avtaler

Samarbeidsavtaler

• Infobrev til sameier om samskapingsavtale (Petersborghuset)

Andre avtaler

• Vaktmesteravtale Forandringshuset Bergen

Maler

Trenger du stiftelsesmaler, arbeidsavtale eller mal for likviditetsbudsjett? Altinn har samla en rekke bra maler her.

Leieavtaler

Leieavtale nabolagshus

• Leieavtale bøker og bylab - KLP

Utleieavtaler fast

• Leieavtale Forandringshuset Bergen og Bergen kommune

• Leiekontrakt inkludert vertskapsrolle (bøker og bylab)

Utleieavtaler enkeltarrangement

• Leiebetingelser og sjekkliste Petersborghuset

• Vilkår for bruk av huset/scener kulturhuset i Halden

Prising

• Priser Petersborghuset

• Priser Årvoll gård (se pris under hvert lokale)

• Interne priser kulturhuset i Halden

• Priser utleie Vålerenga bydelshus

• Priser Fredrikstad bryggeri

Bookingsystem/kalender

• Bøker og bylab bruker en googlekalender for oversikt over aktiviteter

• Flere bruker epost/telefon

• Vålerenga bydelshus bruker googlekalender for å vise tilgjengelighet

Låssystem

Nabolagshuset på Ulven bruker Unloc

Billettsystem

• Intern kommunikasjon mellom brukere/leietakere

• noen har facebookgrupper

• noen bruker slack

• officernd kan brukes både til fakturering, booking av rom og som intern nettside

Her finner du vår kunnskapsbank som går enda mer i dybden på metoden, intervjuer og eksempler.
Er det noe du savner? Gi oss beskjed!